Politique de confidentialité de la SPRL DEMARQUE NATHALIE AVOCATE
1 – Qui est protégé par la présente politique de confidentialité ?
La présente politique ne concerne que les données à caractère personnel que nous traitons en tant que responsable du traitement (voir point 2B de la présente politique).
Elle s’applique au traitement de données à caractère personnel de nos clients (particuliers, indépendants et entreprises) en relation avec nos prestations en tant qu’avocat.
2 – Que signifie « Traitement de données à caractère personnel » et qui en est responsable ?
A. Définition
Par « traitement de données à caractère personnel », nous entendons tout traitement de données permettant de vous identifier en tant que personne physique. Les données dont il s’agit au juste sont énumérées au point 3 de la présente politique. La notion de « traitement » est large et couvre entre autres tous les aspects liés à la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’actualisation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement, l’interconnexion, l’archivage, l’effacement ou la destruction de ces données.
Données sensibles : dans le cadre de la Directive 95/46 relative à la protection des personnes
Pour éviter tout malentendu, un traitement de données à caractère personnel de clients professionnels n’existe que si le client professionnel est une personne physique (indépendant). Si le client est une personne morale (entreprise), la politique de confidentialité ne s’applique qu’aux données à caractère personnel des personnes physiques que nous traitons dans le cadre de leur relation avec le client professionnel (mandataires, personnes de contact et/ou utilisateurs finaux par exemple).
B. Responsable du traitement
La SPRL Nathalie DEMARQUE Avocate, dont le siège social est sis à 7712 HERSEAUX, rue de l’Ancien Château, 28, inscrite à la BCE sous le numéro d’entreprise BE 0808.533.305, est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel.
3 – Quelles données à caractère personnel pouvons-nous traiter ?
A. Les données à caractère personnel que vous partagez avec nous
Nous traitons les données à caractère personnel que vous nous communiquez vous-même. Il s’agit de toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée la « personne concernée »); est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
B. Les données sensibles : dans le cadre de la Directive 95/46 relative à la protection des personnes
Données sensibles : dans le cadre de la Directive 95/46 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, il s’agit des données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale , ainsi que les données relatives à la santé et à la vie sexuelle. Le RGPD a ajouté à cette liste, les données génétiques et les données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique et les données concernant l’orientation sexuelle.
Personne concernée : la personne physique identifiée ou identifiable
4 – Finalités de l’utilisation de ces données à caractère personnel ?
A. Traitement proportionnel
Nous traitons les données à caractère personnel pour différentes finalités. À cet égard, nous ne traitons que les données qui sont nécessaires à la réalisation de la finalité visée.
Ainsi, nous utilisons des données à caractère personnel lorsque cette utilisation est nécessaire :
dans le cadre de la préparation, de l’exécution ou de la résiliation de notre contrat ;
pour satisfaire aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles nous sommes soumis ;
et/ou pour défendre nos intérêts légitimes, auquel cas nous visons toujours un équilibre entre cet intérêt et le respect de votre vie privée.
Si le traitement de vos données à caractère personnel n’est pas nécessaire pour une de ces trois raisons, nous vous demandons toujours votre consentement afin de pouvoir les traiter.
B. Processus décisionnel automatisé
La SPRL DEMARQUE NATHALIE AVOCATE n’utilise pas de processus décisionnel automatique – sur la base du profilage ou pas – pour prendre des décisions auxquelles des effets juridiques sont liés pour vous ou qui vous touchent de manière considérable, sauf si :
ce processus est nécessaire pour conclure ou exécuter votre contrat
la législation l’autorise (par exemple pour repérer la fraude fiscale) ; ou
nous avons obtenu votre consentement formel en ce sens.
Dans de telles situations, vous serez préalablement informé de la formation de la décision automatique, de votre droit d’exiger une intervention humaine et de la manière dont vous pouvez attaquer la décision.
5 – Vendons-nous vos données à des tiers ou communiquons-nous vos données ?
A. Transferts de données
Nous ne vendons pas de données à caractère personnel à des tiers sans votre consentement et nous ne communiquons pas à des tiers sauf :
En cas de nécessité pour nos services.
En cas d’obligation légale.
À cet égard, nous renvoyons au point 4 de la présente politique.
Si vous y consentez.
B. Traitement international de vos données à caractère personnel
Pour autant que vos données à caractère personnel (suite aux transferts de données décrites au point 6A de la présente politique) soient traitées en dehors de l’Union européenne, nous veillons, par le biais de mesures contractuelles ou autres, à ce que ces données y bénéficient d’un niveau de protection adapté comparable à la protection dont elles bénéficieraient au sein de l’Union européenne, conformément à la réglementation européenne.
Le formulaire de consentement standardisé permet à chaque avocat d’échanger les données personnelles de son client avec d’autres avocats et acteurs du monde judiciaire situés en Belgique et dans les autres pays de l’Union européenne (et Etats associés à savoir la Norvège, le Lichtenstein et l’Islande).
Si les données du client doivent être envoyées en dehors de l’Union européenne, il conviendra d’en informer le client et de se fonder, pour cet envoi, sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, disponibles à l’adresse : https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-prote…
En effet, seuls les pays suivants sont considérés comme disposant d’un niveau de protection des données personnelles adéquat par rapport à celui existant au sein de l’Union européenne : Andorre, l’Argentine, le Canada,les Iles Féroé, Guernesey, Israël, l’Ile de Man, Jersey, la Nouvelle Zélande, la Suisse, l’Uruguay et les Etats-Unis (dans le cadre du Privacy Shield).
6 – Quels sont vos droits en matière de vie privée et comment pouvez-vous les exercer ?
A. Récapitulatif de vos droits en matière de vie privée
Votre droit de consultation
Vous avez le droit d’être informé à tout moment que nous traitons ou non vos données à caractère personnel et, si nous les traitons, de consulter ces informations et de recevoir des renseignements complémentaires à propos :
des finalités du traitement ;
des catégories de données à caractère personnel concernées ;
des destinataires ou catégories de destinataires (notamment les destinataires établis dans des pays tiers) ;
si possible, du délai de conservation ou, en cas d’impossibilité, des critères pour déterminer ce délai ;
de l’existence de vos droits en matière de vie privée ;
du droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle ;
des informations dont nous disposons sur la source des données si nous obtenons des données à caractère personnel via un tiers ; et
de l’existence du processus décisionnel automatisé.
Votre droit de rectification des données à caractère personnel
Vous avez le droit de faire rectifier les données à caractère personnel incomplètes, erronées, inadaptées ou obsolètes.
Pour tenir vos données à jour, nous vous demandons quoi qu’il en soit de nous signaler toute modification, comme un déménagement, le changement de votre adresse e-mail ou le renouvellement de votre carte d’identité.
Votre droit à l’effacement des données (« droit à l’oubli »)
Vous avez le droit de faire supprimer vos données à caractère personnel sans retard déraisonnable dans les cas suivants :
vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées
vous retirez votre consentement antérieur au traitement et il n’y a aucune base juridique que nous pouvons invoquer pour le traitement (ultérieur) ;
vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel et il n’existe aucun motif légitime plus important au traitement (ultérieur) ;
vos données à caractère personnel sont traitées de manière illégitime ;
vos données à caractère personnel doivent être effacées pour satisfaire à une obligation légale ;
vos données à caractère personnel ont été collectées lorsque vous étiez encore mineur.
Votre droit à la portabilité de vos données à caractère personnel (« data portability »)
Vous avez le droit de « récupérer » vos données à caractère personnel. Ce n’est possible que pour les données à caractère personnel que vous avez communiquées sur la base d’un consentement ou après contrat. Dans tous les autres cas, vous ne pouvez donc pas bénéficier de ce droit (par exemple, lorsque le traitement de vos données se fait sur la base d’une obligation légale).
2 aspects sont liés à ce droit :
vous pouvez demander de récupérer les données à caractère personnel concernées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
vous pouvez demander de transmettre directement les données à caractère personnel concernées à un autre responsable du traitement. Vous êtes en outre personnellement responsable de l’exactitude et de la sécurité de l’adresse (e-mail) que vous indiquez en vue la transmission. Nous avons le droit de refuser si la transmission est techniquement impossible
Votre droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel
Vous avez le droit de vous opposer, sur la base de votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel si ce traitement s’inscrit dans le cadre de l’intérêt légitime ou dans le cadre de l’intérêt général. la SPRL DEMARQUE NATHALIE cessera le traitement de vos données à caractère personnel, sauf si elle peut prouver des motifs contraignants et légitimes au traitement qui sont plus importants que les vôtres ou lorsque le traitement des données à caractère personnel concerne la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice (par exemple, l’introduction d’une requête auprès d’un tribunal).
B. En pratique
Le formulaire de consentement signé par le client lui demande de donner son consentement à trois types de traitements de données personnelles :
I. Une collecte et une utilisation de ses données personnelles pour accomplir les tâches nécessaires afin de traiter son dossier/litige/problème.
II. Un échange de données personnelles avec d’autres avocats et acteurs du monde judiciaire en Belgique et le cas échéant, dans d’autres pays au sein de l’Union européenne.
III. Une collecte et une utilisation de ses données personnelles à des fins d’information ultérieure telles que l’envoi de newsletters.
7 – Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Vos données sont stockées pour la durée du traitement de votre dossier ou le temps de la durée de l’inscription à la newsletters. Une fois votre dossier clôturé, vos données sont stockées pour une durée de 10 ans maximum, à compter de la fin des prestations de l’avocat, afin de lui permettre notamment de respecter ses obligations en matière de responsabilité.
8. Inscription/désinscription de la newsletters
L’inscription est gratuite et ne vous engage à rien. De même, si vous ne souhaitez plus recevoir notre newsletter, vous pouvez facilement vous en désinscrire (vous trouverez le lien correspondant dans chaque édition, au bas de la page).
Important : Vous recevrez automatiquement un lien de confirmation par e-mail. Veuillez cliquer sur ce lien pour terminer votre inscription. Cette double confirmation vise à protéger vos données. Elle garantit que vous avez effectué personnellement votre inscription à la newsletter et que votre adresse n’a pas été utilisée par des tiers sans votre autorisation.
8.2 J’ai changé d’adresse mail.
Il faut vous désinscrire de votre ancienne adresse et vous réinscrire avec la nouvelle;
Non, personne ne peut s’abonner à la newsletter à votre insu en utilisant votre adresse e-mail. Nous envoyons notre newsletter uniquement aux personnes nous ayant donné leur autorisation en s’inscrivant à notre newsletter.
Toute inscription à la newsletter est soumise à une procédure de « double opt-in ». Le terme anglais « double opt-in » (DOI) fait référence à une procédure de confirmation en deux étapes utilisée pour les inscriptions aux newsletters. Lors de la première étape, vous vous inscrivez à notre newsletter avec votre adresse e-mail. Lors de la seconde étape, vous recevez automatiquement un lien de confirmation par e-mail.
Vous devez nécessairement cliquer sur ce lien pour activer votre abonnement à la newsletter.
Pourquoi y a-t-il deux étapes ?
Cette procédure d’inscription en deux étapes a simplement pour objectif de vous offrir plus de sécurité. La réception de l’e-mail de confirmation prouve que vous avez saisi votre adresse e-mail correctement. De plus, vous êtes ainsi protégé(e) contre toute tentative d’inscription effectuée par d’autres personnes utilisant à tort votre adresse e-mail.
Vous trouverez un lien de désinscription dans chaque newsletter, au bas de la page.
Notre système vérifie si l’adresse e-mail saisie figure dans la liste de diffusion de la newsletter et, en règle générale, la supprime automatiquement. Si la procédure de désinscription échoue, veuillez nous contacter en nous transférer l’e-mail original que nous vous avons adressé et que vous ne voulez plus recevoir à l’avenir à n.demarque@avocat.be.
Si vous n’avez pas reçu de message de notre part dans lequel nous vous demandons de confirmer à nouveau votre inscription en cliquant sur un lien ou un bouton (procédure de double opt-in, ou double confirmation) immédiatement après votre inscription, vous pouvez en conclure que l’adresse e-mail enregistrée était incorrecte et que notre e-mail de double confirmation n’a pas pu vous être adressé.
9 – Communication à l’autorité de contrôle
Vous pouvez adresser les plaintes en rapport avec le traitement de vos données à caractère personnel à :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
www.autoriteprotectiondonnees.be